vulksoft

Politique de confidentialité sur la protection des données

1. Garanties sur la confidentialité des données

Vos données personnelles sont destinées à être utilisées exclusivement à des fins internes.  Elles ne seront jamais vendues, partagées ou communiquées à des tiers,  sauf consentement préalable de votre part.
Vos données personnelles pourraient être divulguées à un tiers si nous y sommes contraints dans le cadre d'une loi en ou d'une disposition réglementaire en vigueur, d'une ordonnance judiciaire ou d'une réglementation gouvernementale, ou si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d'une enquête, ou d'une procédure pénale, sur le territoire national ou à l'étranger.
Nos employés et collaborateurs sont tenus au respect de la confidentialité des données qu'ils sont amenés à traiter.

2. Données collectées
Vulksoft veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées.
Sont énumérées les catégories de données concernées par le traitement :

- Nom, prénom, adresse, Sexe, Date de naissance
- Nom de Société
- Numéro d'entreprise (+Numéro de TVA)
- Numéro national
- Adresse email
- Numéro de téléphone
- Mot de passe
- Adresse de facturation (Pays, Adresse et numéro, Ville, Code Postal)
- Adresse de livraison (Pays, Adresse et numéro, Ville, Code Postal)
- Données biométriques (copie de la carte d'identité électronique ou du passeport),
- Informations relatives à votre connexion (adresse IP, localisation, etc.)

Ces données sont collectées lorsque vous remplissez sur notre site notre formulaire de contact et/ou de commande en ligne ou lorsque vous prenez contact avec nous par mail ou par le « chat ». D'autres données personnelles pourraient être collectées ultérieurement, par exemple dans le cadre de l'exécution de la commande. Ces données sont nécessaires à la fourniture de nos biens et services.
Les données personnelles enregistrées peuvent contenir des informations transactionnelles relatives à vos achats, tels que les articles achetés, la date d'achat,  éventuels retours, état du paiement, données relatives aux paiements.
Nous pouvons également enregistrer les réponses ou commentaires au sujet des produits achetés que nous recevons de votre part dans le cadre des enquêtes de satisfaction ou des études de marché, ou toute plainte que vous nous adressez.
Dans le cadre du traitement des demandes de financement qui nous sont adressées, les données suivantes sont également traitées : nombre d'enfants à charge, montants des salaires perçus, montants des crédits et autres charges, …..
Dans ce cadre, Vulksoft traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.
En outre, nous sommes susceptibles d'utiliser des cookies en vue de reconnaître l'utilisateur et de lui offrir une expérience d'utilisation personnalisée, de mémoriser ses choix techniques (par exemple une langue) et de détecter et corriger les éventuelles erreurs présentes sur notre site. Un cookie ne nous permet pas de vous identifier. En revanche, il enregistre des informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages que vous avez consultées, la date et l'heure de la consultation, etc.) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures. Nous vous informons que vous pouvez vous opposer à l'enregistrement de cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet.
Vulksoft ne recueille pas de données personnelles concernant les enfants âgés de moins de 18 ans et encourage les parents ou responsables légaux à accompagner leurs enfants sur Internet afin de participer à leurs activités en ligne et de les surveiller.
En aucun cas, nous ne collectons ni ne traitons de données sensibles.

3. Utilisation des Données personnelles
La visite de notre site internet ne requiert aucune forme d'inscription ou d'enregistrement, ce qui vous permet de le visiter sans avoir à vous identifier.
Afin de pouvoir répondre à certaines de vos demandes, nous serons amenés à vous demander de nous communiquer certaines de vos données personnelles.
Celles-ci nous permettent de vous fournir des produits ou services, de vous communiquer un devis, de vous facturer les produits et services demandés, de vous les livrer ainsi que de vous proposer des produits et services susceptibles de vous intéresser ou simplement de pouvoir communiquer avec vous pour d'autres finalités évidentes.

Avec votre consentement
- Pour vous envoyer les newsletters ou autres e-mails promotionnels auxquels vous avez souscrits ;
Conformément à la législation, nous pouvons vous envoyer des e-mails promotionnels concernant nos produits et services sur base de votre consentement implicite si vous nous avez communiqué votre adresse e-mail dans le cadre d'un achat. Vous pouvez vous opposer à tout moment à cette utilisation sans frais (il est possible de se désabonner simplement en cliquant le lien ajouté en bas de chaque e-mail) ;
- Pour suivre et traiter votre participation à une de nos actions commerciales ou un de nos concours ;
- Pour traiter votre demande lorsque vous nous posez des questions via notre site web ou par l'intermédiaire de notre service à la clientèle ;
- Pour réaliser des statistiques ;
- Pour améliorer la qualité du site web et des produits et/ou services proposés ;
- Pour transmettre des informations sur des nouveaux produits et/ou services ;
- En vue d'actions de marketing direct ;
- Pour permettre une meilleure identification des centres d'intérêt de l'utilisateur.
- Pour donner suite à votre demande de recrutement introduite via notre rubrique « job ».
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Dans le cadre de l'exécution de votre contrat
- Pour le suivi et le traitement de votre commande, ainsi que pour la facturation ;
- Pour le suivi et le traitement des plaintes et des retours ;
- Pour la gestion générale de la clientèle y compris la comptabilité, la gestion des litiges et procédures judiciaires, la récupération ou le transfert de créance et la protection de nos droits en général.
Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d'affaires avec nos clients (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.
Vous êtes libres de ne pas les communiquer mais dans ce cas, il est évident que nous serions dans l'impossibilité de répondre à certaines de vos demandes.

4. Politique sur les Coockies :

a) Qu'est-ce un cookie ?
Un cookie est un petit fichier de texte et de chiffres que nous sauvegardons sur votre navigateur ou disque dur de votre ordinateur. De cette façon, nous pouvons retenir vos préférences lors de l'utilisation de notre site Web.
Pour ce faire, nous utilisons des cookies fonctionnels qui vous permettent une utilisation plus conviviale du site Web lors de vos visites. Nous utilisons également des cookies non-fonctionnels destinés à récolter des statistiques sur nos visiteurs et ainsi améliorer notre site Web pour l'avenir.
Notre système placera les cookies dès que vous visitez notre site Web, sauf si vous avez modifié le paramétrage du navigateur afin de refuser les cookies.

b) Information sur notre usage des Cookies
Notre site Web fait usage de cookies et autres technologies similaires pour distinguer vos préférences d'utilisation des autres utilisateurs de notre site Web. Ceci nous aide à vous offrir une meilleure expérience d'utilisation lorsque vous visitez notre site Web et nous permet de l'optimaliser.
Les cookies et technologies similaires ne permettent toutefois pas de récolter systématiquement des informations pouvant identifier les utilisateurs de notre site Web. Ils nous aident seulement à améliorer le fonctionnement de notre site Web, à comprendre les intérêts de nos utilisateurs et à mesurer l'efficacité du contenu de notre site Web.
Suite aux récentes modifications de loi, tous les sites Web axés sur certaines parties de l'Union européenne sont obligés de vous demander l'autorisation pour l'usage et l'enregistrement de cookies et autres technologies similaires sur vos ordinateurs et appareils mobiles. Cette politique de cookies vous informe clairement et de manière exhaustive sur les cookies que nous utilisons et leur objectif.
Veuillez lire notre Politique de confidentialité afin de prendre connaissance des règles de vie privée qui sont d'application sur le site Web. Pour obtenir plus d'informations sur cette Politique de cookies, vous pouvez toujours nous contacter.
Pour obtenir plus d'informations sur la suppression et le blocage de cookies, vous pouvez visiter le site Web suivant :http://www.aboutcookies.org/Default.aspx?page=2.

c) Google Analytics
Un autre cookie utilisé par ce site et cette application mobile provient de Google Analytics. En utilisant ce cookie, nous savons combien de visiteurs nous avons sur notre site web et notre application mobile, pourquoi ils visitent le site web et l'application mobile, etc. Ces informations nous permettent d'améliorer le site web et l'application mobile. Ce cookie n'enregistre aucune information personnelle identifiable. Google met à disposition de plus amples informations sur la protection de la vie privée et les cookies (http://www.google.com/policies/privacy/) et explique comment vous pouvez choisir de ne pas partager d'informations avec Google Analytics (https://support.google.com/analytics/answer/6004245) ou installer un plug-in spécifique à cet effet (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/).

Les fonctions publicitaires de Google qui peuvent être utilisées sont destinées au remarketing (affichage de publicités pour des biens et services pour lesquels vous vous êtes montré intéressé) et aux rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêt. (https://support.google
.com/analytics/answer/3450482?hl=fr). Vous avez également la possibilité de gérer la manière dont Google peut utiliser vos centres d'intérêt pour l'affichage de publicités
pertinentes.(https://www.google.com/settings/ads/preferences?hl=fr).

Certaines publicités sur notre site web et notre application mobile peuvent être gérées par une partie externe qui peut également placer des cookies. Ils sont notamment utilisés pour éviter que vous voyiez toujours réapparaître une campagne déterminée. En outre, ces cookies sont utilisés pour le retargetting : cela implique que vous voyez s'afficher une campagne publicitaire sur la base de
votre visite antérieure sur un autre site web, par exemple.

5. Droit d'accès, de rectification et d'opposition
Si vous êtes enregistré comme utilisateur, au moyen de votre login et de votre mot de passe, vous avez la possibilité de consulter vos données à caractère personnel vous-même et, le cas échéant, de les modifier. Vous pouvez cliquer sur « Mon compte ».  Vous aurez alors la possibilité de mettre à jour vos données personnelles.
Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au responsable du traitement à l'adresse visée au point «données de contact » de la présente Politique de confidentialité, l'utilisateur peut, après avoir justifié de son identité (en joignant une copie de la carte d'identité), obtenir gratuitement la communication écrite ou une copie des données à caractère personnel le concernant qui ont été recueillies.
Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par l'utilisateur.
Lorsque l'utilisateur introduit cette demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que l'utilisateur ne demande qu'il en soit autrement.
La copie de ses données sera communiquée à l'utilisateur au plus tard dans le mois après la réception de la demande.
Si malgré nos efforts pour assurer exactitude et l'actualisation des données, des informations erronées étaient enregistrées, nous les rectifierions à votre demande.
La possibilité de vous opposer au traitement est possible lorsque vous disposez de ce droit. C'est seulement le cas lorsque le traitement n'est pas nécessaire pour respecter une obligation à laquelle le responsable du traitement est soumis par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance, et lorsque vous avez des raisons sérieuses et légitimes de vous opposer en ce qui concerne votre situation particulière (dans l'hypothèse où vos données ont fait l'objet d'un traitement illégal par exemple).

6. Droit à l'oubli
Vous avez le droit de demander l'effacement et la suppression de vos données personnelles quand il n'y a aucune raison suffisante à son traitement continu ou quand la personne s'est opposée au traitement et qu'il n'y a pas de raison légitime impérieuse pour justifier ce traitement.
Les responsables de la protection des données personnelles peuvent refuser de supprimer les données pour des raisons particulières, telle que celles de se conformer à une obligation légale.

7. Sécurité et confidentialité
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles que nous recueillons en ligne, nous utilisons des réseaux protégés par des dispositifs standards tels que des pare-feu, des mots de passes, des accès sécurisé et crypté.
Lors du traitement de vos données personnelles, nous prenons toutes les mesures raisonnables visant à les protéger contre toute perte, utilisation détournée, accès non autorisé (cryptage des données stockées), divulgation, altération ou destruction.
Vulksoft a mis en place des mesures de sécurité destinées à prévenir la perte de données, préserver l'intégrité des données et contrôler l'accès aux données.  Ces mesures sont en conformité avec les réglementations sur la protection des données personnelles.
Les mesures de sécurité mises en œuvre par nos soins font l'objet d'améliorations permanentes et tiennent compte de l'évolution technologique.

Aperçu des mesures de sécurité
Aperçu des principales mesures de sécurité techniques :
- Utilisation d'un antivirus professionnel mis à jour systématiquement ;
- Installation d'un pare-feu sur les postes de travail et d'un firewall général sur le réseau;
- Utilisation d'une politique concernant les mots de passe (c.-à-d. codes login uniques et mots de passe personnels adaptés régulièrement) ;
- Sauvegardes sécurisées systématiques à titre de protection contre les pertes de données ;
- Protection de l'accès physique aux données à caractère personnel pour les personnes qui ne doivent pas y avoir accès du fait de leurs tâches ;
- Pas d'utilisation de disques durs non sécurisés ;
- Recours à des techniques de cryptage pour l'enregistrement de données à caractère personnel;
- Sécurisation physique de l'accès aux locaux où des données à caractère personnel sont traitées et enregistrées (au moyen de codes de sécurité).

Aperçu des principales mesures organisationnelles :
- Politique générale d'information du personnel sur la protection de la vie privée ;
- Organisation de séances périodiques de formation et de conscientisation pour le personnel au sujet de la gestion des données à caractère personnel ;
- établissement de clauses de confidentialité avec les collaborateurs qui gèrent des données à caractère personnel ;
- Application d'un enregistrement personnel et de systèmes d'identification pour le contrôle d'accès aux bâtiments pour que les personnes non autorisées n'aient pas accès aux locaux de l'entreprise ;
- Désignation d'un responsable de la sécurité informatique ;
- Utilisation de déchiqueteuses à papier ou d'autres moyens pour détruire les éventuelles données confidentielles ;
- Application d'une procédure spécifique pour la suppression des données à caractère personnel qui se trouvent sur les supports de stockage et équipements mis au rebut (p. ex. ordinateurs portables et smartphones) et sur les appareils qui sont restitués par les collaborateurs qui quittent l'entreprise ;
C'est ainsi que nos données informatiques sont stockées sur un serveur hébergé dans un lieu sûr, nos données sous format papier sont stockées dans des locaux à archives accessibles de manière restreinte à certains employés.
Seuls les employés autorisés de Vulksoft ont accès à vos données personnelles. Chacun d'entre eux ont été informé de la politique de protection de la vie privée mise en place par Vulksoft et ont dû y adhérer.

8. Durée de conservation
Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de finalité du traitement, à moins que la conservation des données ne soit imposée par loi, décret ou ordonnance (par exemple, obligations comptables et fiscales).
Elles seront effacées de notre base de données dès l'instant où elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie, à la conservation imposée par la loi et si vous avez valablement exercé votre droit à l'effacement.

9. Balises (tags) Internet
Nous sommes susceptibles de recueillir et traiter les informations concernant votre visite de notre site Web, telles que les pages consultées, le site Web visité juste avant celui-ci, et les recherches effectuées. Ces informations nous permettent d'améliorer le contenu du site, et de compiler des statistiques sur les individus utilisant notre site à des fins d'étude de marché interne.
Le document actuel de la commission européenne fait une réelle distinction entre les Cookies « utiles », non intrusifs vis-à-vis de la vie privée, et les Cookies liés à la publicité. Le document explique que les Cookies techniques, ou de mesure d'audience et d'analytics seront tolérés sans besoin de consentement. Ce ne sera pas le cas des Cookies tierce-parties, clairement visés par les nouvelles règles, et dont le fonctionnement devra se faire avec le consentement explicite de l'internaute pour chaque traitement effectué.
Les Cookies sont cités une seule fois dans le RGPD, le règlement se voulant le plus généraliste possible. Néanmoins, ils le sont également dans la proposition d'évolution de la directive e-Privacy, qui doit être mise à jour et devrait être appliquée en association avec le règlement européen (dans un délai de 6 mois à 2 ans au-delà du 25 mai 2018).

Ce que l'on sait pour le moment :
- Les Cookies vitaux au fonctionnement du site seront toujours tolérés
- Certains Cookies Analytics seront tolérés s'ils correspondent à l'activité du site et ne nuisent pas à l'internaute
- Les Cookies publicitaires pourraient être interdits
Notre site web utilise des cookies afin de rendre la navigation plus utile et fiable. Certains de ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site web, d'autres permettent d'améliorer l'expérience de l'utilisateur.
La plupart des navigateurs web sont configurés de manière à accepter automatiquement les cookies. Si l'utilisateur souhaite personnaliser leur gestion, il doit modifier les paramètres de son navigateur. Il trouvera d'autres informations à ce sujet au point « gestion des cookies » de la présente disposition.
En visitant et en utilisant notre site web, l'utilisateur marque expressément son accord avec la gestion des cookies.

10. Informations personnelles et enfants
Les services disponibles sur notre site s'adressent à des personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous respectons scrupuleusement les lois visant à protéger les enfants.

11. Responsabilité de l'utilisateur
Bien que Vulksoft fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n'est naturellement possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée.
Concernant l'utilisation des services organisés par Vulksoft, vous êtes tenu de:

    veiller dûment à la confidentialité d'éventuelles données d'utilisateur (comme un nom d'utilisateur, un mot de passe), afin que ces données ne restent accessibles qu'à vous.
    choisir un mot de passe sûr. Cela signifie qu'il doit être composé de 8 caractères au moins combinant à la fois des lettres et d'autres caractères, qui sont placés dans un ordre ne pouvant être découvert facilement.
    transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle.
    maintenir la sécurité de votre poste de travail (antivirus à jour)

12. Liens vers d'autres sites
La présente politique de protection des données s'applique uniquement à notre site, et non pas aux sites Web détenus par des tiers. Nous donnons parfois des liens vers d'autres sites Web que nous jugeons susceptibles d'intéresser nos visiteurs. Nous nous assurons dans ce cas que ces sites satisfont aux critères les plus élevés. Cependant du fait de la nature même d'Internet, nous ne pouvons garantir les règles de confidentialité et de protection des données personnelles des sites Web pour lesquels nous fournissons un lien d'accès et ne pouvons être tenus responsables du contenu de sites autres que le nôtre.

13. En cas de fuite de données
Vulksoft avisera le Client de manière circonstanciée si une fuite de données présentant un impact potentiel pour le Client est intervenue chez lui et lui est imputable, et ce, au plus tard dans un délai de 2 jours ouvrables après que Vulksoft en ait pris connaissance.
Vulksoft communiquera au Client, de sa propre initiative, toutes les informations disponibles au sujet de la fuite de données, notamment la nature et la portée des données à caractère personnel et les mesures de sûreté prévues.
Néanmoins même en cas de fuite de données Vulksoft a pris les devants en cryptant lourdement toutes les données des utilisateurs finaux, rendant ainsi inexploitables les données volées.

14. Dans le cadre de nos missions relatives aux backups en magasin
Dans le cadre de nos missions relatives aux backups, Nous mettons en œuvre toutes les mesures raisonnables afin de d'assurer à notre clientèle que leurs données personnelles faisant l'objet d'un traitement par nos soins sont limitées aux seules données personnelles raisonnablement nécessaires aux fins prévues dans notre Politique de confidentialité (notamment la prestation de services à leur égard). Les données personnelles de nos clients sont traitées uniquement pendant le temps nécessaire aux fins prévues et pour lesquelles nous avons un fondement juridique valable (leur demande explicite de sauvegarde de données) et qu'il est de notre intérêt légitime de procéder au traitement de ces données aux fins de poursuite de notre activité et de l'exécution de nos obligations issues dudit contrat).  En outre, nous conserverons les Données Personnelles pour une durée de un mois, après quoi les données seront détruites, excepté instruction écrite de la part du client validant une destruction immédiate.

15. Comment nous contacter
Si vous avez des questions concernant la protection des données à caractère personnel, ou si vous souhaitez nous faire part de recommandations ou des commentaires visant à améliorer sa qualité, contactez-nous par courrier postal à l'adresse ci-dessus ou par courrier électronique à l'adresse [email protected]

Vulksoft - Boulevard Frère-orban 18, 4000 Liège, Belgique

Coordonnées de la personne responsable du traitement des données :   Rizzitelli Antony